W przypadku, gdy śmierć nastąpi w hospicjum czy innej placówce medycznej lekarz bądź inna osoba uprawniona zawiadomi Rodzinę o śmierci. W tym momencie członek z najbliższej Rodziny powinien zadeklarować wybrany przez siebie zakład pogrzebowy w celu przewiezienia Osoby Zmarłej do chłodni zakładowej.

W miejscu śmierci z danej placówki najbliższa Rodzina odbiera kartę zgonu od lekarza prowadzącego i w docelowym dla zgonu Urzędzie Stanu Cywilnego wyrabia akty zgonu.

I z tą dokumentacją udaje się do biura zakładu pogrzebowego zgłoszonego wcześniej do odbioru Osoby Zmarłej do chłodni.

Pracownik biura pogrzebowego zaopiekuje się Rodziną podczas omawiania całej uroczystości pogrzebowej, przekaże pełny obraz przebiegu organizacji pogrzebu.